Các bước để chuẩn bị cho buổi sự kiện sắp tới của bạn diễn ra suôn sẽ

Xác định các Why Tại sao

 Ngồi xuống với các đối tác của bạn (nếu bạn có họ) và nói chuyện về mục tiêu cuối cùng của hội nghị. Có phải để tạo doanh thu? Bảo mật khách hàng mới? Được công khai? Hãy ghi nhớ mục tiêu này khi bạn tiến hành phần còn lại của danh sách.

Tạo danh sách khách mời mong muốn của bạn

Trong một thế giới lý tưởng, hội nghị của bạn sẽ như thế nào? Ghi lại các chi tiết như địa điểm, loa, số lượng và chất lượng của người tham gia, thực phẩm và các hoạt động vui nhộn.

Dự thảo ngân sách

Làm thế nào bạn sẽ trả tiền cho sự kiện của bạn? Điều tra bất kỳ tài nguyên nào bạn có thể sử dụng miễn phí (chẳng hạn như không gian được quyên góp) và những gì bạn có thể tính phí cho người tham gia để trang trải chi phí và vẫn kiếm được lợi nhuận (nếu đó là mục tiêu). Lập bảng tính ngân sách liệt kê các mục chi phí chính của danh sách mong muốn của bạn - cho thuê địa điểm, nhân viên, loa, bữa ăn, bảng hiệu, thiết bị âm thanh / hình ảnh, tài liệu in, quà tặng và các tính năng bổ sung thú vị. Đừng quên bao gồm các chi phí để tiếp thị sự kiện, chẳng hạn như một trang web và xây dựng trong một đệm 10 đến 15 phần trăm trong trường hợp chi phí chạy qua.

Tìm nhà tài trợ 

Nếu bạn tự mình tài trợ cho hội nghị và không tìm kiếm nguồn doanh thu bên ngoài, bạn có thể bỏ qua bước này một cách an toàn.

Nếu không, bạn sẽ muốn ra ngoài tìm kiếm các nhà tài trợ hoặc sắp xếp những người gây quỹ. Điều quan trọng cần ghi nhớ là các nhà tài trợ và các giá trị của họ phải phù hợp với chủ đề của hội nghị của bạn. (Bạn có muốn McDonald tài trợ cho hội nghị của bạn Hãy nhận Fit Fit không?)

Bắt đầu bằng cách tìm nhà tài trợ tài trợ cho các chụp hình sự kiện tương tự hoặc thường được liên kết với các chủ đề chính của hội nghị của bạn.

Quyết định số tiền mà các nhà tài trợ nên có trong cách tổ chức hội nghị. Bạn sẽ cho phép thương hiệu và logo của họ trên mỗi thiết bị? Họ sẽ có thể mang theo loa của họ?

Hãy nhớ rằng: Đó là một sự cân bằng tốt giữa việc được tài trợ và hy sinh tính toàn vẹn của hội nghị của bạn. Bạn là thẩm phán nơi để vẽ đường đó.

Chọn ngày tổ chức sự kiện

Bây giờ là lúc quyết định khi nào chụp hình hội thảo của bạn sẽ diễn ra. Như đã thảo luận, ngày đó nên ở bất cứ đâu từ sáu tháng đến một năm trước.

Bạn cũng cần tìm hiểu hội nghị sẽ kéo dài bao lâu. Sự đồng thuận trong ngành cho thấy rằng một hội nghị với khoảng 300 người tham gia kêu gọi trong hai ngày. Các hội nghị lớn hơn, sâu hơn có thể kéo dài hơn nữa.

Dưới đây là một số quy tắc tuyệt vời để ghi nhớ:

1. Chọn một ngày không xung đột với các sự kiện lớn khác như lễ hội. Các sự kiện toàn thành phố làm cho các chuyến bay đặt chỗ đắt hơn và thường cản trở việc vận chuyển đến và đi từ hội nghị. Bên cạnh đó, bạn không muốn hội nghị của mình cạnh tranh sự chú ý với các sự kiện lớn.
2. Tránh kỳ nghỉ hè và mùa đông khi mọi người có xu hướng đi nghỉ. Tốt nhất là nhắm đến một ngày giữa tháng ba và cuối tháng sáu hoặc từ đầu tháng chín đến cuối tháng mười một.
3. Không bao giờ lên kế hoạch cho một hội nghị vào cuối tuần. Đối với hầu hết những người tham gia, tham dự một hội nghị là một phần công việc của họ, vì vậy hãy lên lịch cho nó trong tuần làm việc.
4. Cố gắng nhắm đến cuối tuần, để những người tham dự du lịch có cơ hội ở lại phía sau và ngắm cảnh trong thời gian nghỉ. Những ngày tốt nhất cho một hội nghị là thứ Năm và thứ Sáu.

Đặt một ngày sẽ cung cấp cho bạn một điểm cố định để đếm ngược lại để lên kế hoạch chuẩn bị tốt hơn.